Politiques de financement et de budgétisation



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Le conseil d’administration du Fonds Bell peut administrer les programmes du Fonds Bell à son entière discrétion, y compris, mais sans s’y limiter, l’admissibilité des demandeurs ou des projets, ainsi que toute décision relative au financement. Les décisions du conseil d’administration sont finales. Les principes directeurs des programmes peuvent être modifiés en tout temps, pourvu que les principes directeurs affichés publiquement à la date limite du dépôt des demandes pour un programme en particulier s’appliquent auxdites demandes. Les producteurs sont invités à consulter les plus récents principes directeurs, gabarits et politiques disponibles sur le site web du Fonds Bell avant de déposer une demande.

Remarque : les politiques de financement et de budgétisation ci-incluses s’appliqueront à tous les programmes du Fonds Bell, sauf indication contraire dans le présent document. Aussi, à moins de figurer dans le présent document, les définitions incluses dans les principes directeurs des programmes s’appliqueront.

Sommaire des frais et honoraires plafonnés

Remarque : les seuils ne s’appliquent pas tous à tous les projets.

Préparation de la présentation du projet

(GEN-19) :

Ne peut être supérieur à 3 % de A + B. Remarque : si un projet s’est vu accorder par le Fonds Bell un financement aux fins de développement, aucuns frais de développement ne peut être remboursé via le budget de production. Les dépenses relatives à la préparation de la proposition pourraient ne pas être admissibles. Il est attendu que les coûts de préparation de la proposition pour le projet seront connus lors du dépôt de la demande. Les excédents relatifs à ce compte pourraient être refusés.

Main-d’œuvre et personnel :

(Catégorie A)

Tous les coûts de main-d’œuvre relatifs au personnel engagé par le producteur doivent être les coûts réels estimés en nombre d’heures/jours/semaines, sans majoration corporative, frais d’administration ni coûts d’équipement inclus dans l’évaluation. Il faut indiquer clairement si les taux incluent les avantages sociaux des employés salariés ou si ces avantages font partie d’une catégorie à part.

Il est attendu que les coûts de main-d’œuvre reflètent les normes de l’industrie. Le Fonds Bell se réserve le droit d’évaluer le caractère raisonnable des coûts de main-d’œuvre.

Les taux horaires jugés supérieurs aux normes de l’industrie peuvent être acceptés, pourvu que des explications raisonnables ainsi que des devis, contrats ou talons de chèque de paie viennent justifier un tel écart.   

Équipements et matériaux :

Établis au prorata ou amortis selon leur valeur sur le marché en fonction de leur durée d’utilisation lors du projet (méthode de dépréciation calculée sur une période de 24 mois consécutifs).

Pré-lancement, promotion et publicité :

Maximum de 15 % du total des sections A+B.

Honoraires du producteur :

(GEN-24) :

Développement d’un ensemble de projets : 10 % de A+ + B

Web-documentaires : 15 % de A + B

Séries numériques de format court : 10 % de A + B

Frais d’administration :

Développement d’un ensemble de projets : 10 % de A + B

Web-documentaires : 15 % de A + B

Séries numériques de format court : Pour les budgets de moins de 100 000$, 15% de A + B et pour tous les autres, 10 % de A + B

Imprévus :

Doivent représenter au minimum 3 % des catégories A + B, sans toutefois être supérieurs à 7 % des catégories A + B, et refléter les risques inhérents au projet.


La structure financière et le budget d’un projet sont les éléments clés de l’évaluation de toute demande de financement. Les producteurs doivent déposer un budget de production et une structure financière basés sur des estimations de coûts raisonnables et des prévisions réalistes de financement. Assurez-vous de remplir ces documents de façon détaillée et précise, incluant tous les onglets contenus dans le budget-type, et d’avoir en votre possession les documents d’appui, les notes et les échéanciers qui favoriseront l’acceptation de votre demande. Soyez prêts à fournir les pièces justificatives surtout si les estimations de coûts dépassent les coûts normalement approuvés ou si ces estimations ont un caractère exceptionnel. Un projet ne peut être surfinancé.

La contribution financière du Fonds Bell à la production de projets ne peut être considérée comme un revenu direct ou comme un profit par les producteurs. Ceux-ci doivent donc préparer le budget et la structure financière de leur projet en conséquence.

Veuillez prendre connaissance des définitions suivantes utilisées dans les guides pratiques et les politiques :

Parties apparentées: Des parties sont apparentées lorsque l’une des parties a la capacité d’exercer, directement ou indirectement, un contrôle, un contrôle conjoint ou une influence notable sur l’autre. Deux parties ou plus sont apparentées lorsqu’elles sont soumises à un contrôle commun, à un contrôle conjoint ou à une influence notable commune. Les membres de la direction et les proches parents comptent également au nombre des parties apparentées.

Une opération entre apparentés est un transfert de ressources économiques ou d’obligations entre des apparentés, ou la prestation de services par une partie à un apparenté, indépendamment du fait qu’une contrepartie soit donnée ou non. Les parties à l’opération sont apparentées avant que l’opération n’ait lieu.  Lorsque la relation découle de l’opération, celle-ci n’est pas une opération entre apparentés.

Contrôle: Le contrôle d’une entreprise est le pouvoir de définir, de manière durable et sans le concours de tiers, les politiques stratégiques de cette entreprise en matière d’exploitation, d’investissement et de financement. 

Influence notable: L’influence notable exercée sur une entreprise est la capacité d’influer sur les politiques stratégiques de cette entreprise en matière d’exploitation, d’investissement et de financement.

A. Politiques et guides pratiques relatifs au financement de la production numérique

Veuillez vous assurer d’inclure une structure financière complète et détaillée aux endroits indiqués dans le formulaire de demande et dans le budget.

  1. Exigence de 10 % de base en argent comptant : En ce qui a trait aux programmes Développement d’un ensemble de projets et Séries numériques de format court, une contribution minimale en espèces de 10 % est requise et doit provenir d’une source autre que le Fonds Bell ou le producteur. Des exemples d’un financement en espèces provenant d’une tierce partie incluent notamment : un soutien financier en espèces provenant d’un télédiffuseur, tel que les droits de licence ou les investissements; d’autres agences de financement (p. ex., le Fonds Shaw-Rocket, le Fonds des médias du Canada, le Fonds de la SODIMO pour les produits multimédias interactifs numériques, le Fonds Québecor, etc.); des sociétés ou plateformes de distribution tierces; etc. Si une tierce partie accorde un soutien financier en espèces, celle-ci ne peut recevoir aucun versement en espèces pour tout service, installation ou personnel qu’elle pourrait fournir. Une tierce partie peut accorder un soutien en nature inclus au budget. Un tel soutien en nature n’est pas inclus dans la contribution en espèces de 10 %; toutefois, il peut être considéré comme un soutien du marché lors de l’évaluation. En ce qui a trait aux projets acceptés, le Fonds Bell ne conclura une entente de financement de la production avec le producteur que lorsque toutes les parties lui auront fait parvenir une preuve de leur engagement par écrit.
  2. Contribution d’une entreprise de production : Une entreprise de production  peut contribuer au financement d’un projet sous forme d’investissements ou de différés. Les dépenses différées qui sont justifiées, vérifiables et exclusivement destinées à la production du projet sont acceptables.
  3. Investissement du producteur de médias (capital) : Le producteur peut fournir une entente dûment signée relative à son investissement dans le projet. Dans ce cas, le producteur doit aussi fournir ses états financiers les plus récents aux fins de vérification de sa capacité de fournir cet investissement. La structure financière du projet n peut comprendre cette contribution qui ne peut cependant pas faire partie du minimum de 10 % en argent comptant exigé de la part d’une tierce partie indépendante.
  4. Frais différés : Les frais différés peuvent faire partie de la structure financière d’un projet. Ils ne sont assujettis à aucun maximum pour ce qui est du financement d’une production. Ces frais doivent être appuyés par des ententes contractuelles pertinentes comprenant les détails suivants:
    • les codes budgétaires;
    • les catégories; et
    • les montants.

    Les producteurs ne peuvent différer que leurs propres honoraires, les frais d’administration, les coûts de leurs employés, en leur nom, ou ceux de l’équipement utilisé pour la production d’un projet. Dans ces cas, les producteurs doivent aussi fournir leurs états financiers les plus récents aux fins de vérification de leur capacité de différer. Les parties non apparentées telles que les sous-traitants qui participent au financement par des différés doivent fournir leur propre entente contractuelle. Toutes les ententes contractuelles relatives aux frais différés doivent faire référence aux postes budgétaires et aux montants précis différés. Le poste budgétaire relatif aux imprévus ne peut être différé.

  5. Crédits d’impôt relatifs à la production : S’ils s’appliquent, 90% des crédits d’impôt anticipés peuvent être inclus dans la structure financière. Le Fonds Bell n’exige cependant pas des producteurs qu’ils utilisent les crédits d’impôt dans leur structure financière. Dans le cas où les crédits d’impôt font partie du financement du volet numérique, le calcul y afférent doit être joint à votre demande. Si votre demande est acceptée, vous pourriez devoir fournir une confirmation provisoire du montant de crédits d’impôt, émis par l’institution provinciale responsable de l’administration des crédits d’impôt.Remarque : Les crédits d’impôt sont admissibles seulement si une confirmation écrite de l’agence provinciale/fédérale atteste de l’admissibilité de la production et des calculs fiscaux, et qu’il est démontré, preuve à l’appui, que les crédits d’impôt peuvent être financés.
  6. Contribution en nature : Les services, les équipements ou le personnel d’autres parties) peuvent être inclus dans la structure financière et inscrits au budget. Tous ces coûts doivent être évalués à leur valeur marchande et tenir compte de toute remise applicable. La valeur des services fournis doit être clairement et explicitement indiquée dans une entente de services entre le producteur et le fournisseur. L’entente doit comporter au moins les informations suivantes:
    • la date;
    • le montant total de la contribution ainsi que toute remise appliquée;
    • a ventilation de la contribution au moyen des codes budgétaires appropriés et des catégories de services fournis; et
    • toute autre disposition.

    On peut exiger de quiconque a contribué des services en nature qu’il fournisse la preuve de la valeur marchande des services en nature fournis.

  7. Financement intérimaire : Le producteur ne peut inclure le financement intérimaire dans la structure financière du projet. Le financement intérimaire ne peut servir qu’au pré-financement d’autres engagements. Un relevé détaillé du mouvement de trésorerie doit être fourni dans tous les cas où des coûts de financement intérimaire font partie du budget de production.
  8. Exigences contractuelles relatives aux autres contributions : Vous devez idéalement fournir toutes les ententes signées, ou à tout le moins des lettres d’engagement signées, par toutes les sources de contributions à la structure financière du projet. Cela s’applique aux frais différés, aux contributions en services et aux contributions en argent comptant. Les demandes peuvent être déposées en l’absence de confirmation de financement intérimaire. Les ententes doivent inclure au moins les informations suivantes :
    • la date;
    • le montant de la contribution;
    • le type d’engagement (subvention, participation, avances, etc.);
    • le total et la date du budget;
    • une déclaration claire que la contribution doit servir à la production d’un site web ou d’un projet interactif
    • le calendrier des versements ou des prélèvements proposés; et
    • une clause d’inexécution ou d’expiration.

    Si votre demande au Fonds Bell est acceptée, vous devrez fournir tous les documents nécessaires dans les 90 jours à compter de la date d’approbation. Toutes les ententes signées devront être déposées avant que le Fonds Bell signe une Entente de financement de production.

B. Politiques et guides pratiques relatifs à la budgétisation de la production

Le budget soumis au Fonds Bell doit comprendre des notes décrivant en détail les tâches à accomplir et les étapes de production à franchir ainsi que les documents au soutien de l’estimation détaillée des coûts. Soyez prêts à fournir sur demande les estimations de coûts avec des copies de contrats, devis, locations, documents de paie, etc. Le budget et les notes qui l’accompagnent constituent l’un des critères d’évaluation de la demande. Veuillez vous référer aux principes directeurs pour identifier le programme auquel la demande s’applique, afin d’assurer que le budget ne comporte que les coûts admissibles.

  1. Budget-type : Veuillez compléter le budget-type  (fichier Excel) disponible sur notre site web. (www.fondsbell.ca). Veuillez aussi ne pas écraser les formules incluses dans le budget-type. Assurez-vous de corriger tout message d’erreur avant le dépôt de votre demande.
  2. Dépenses de production seulement : Toutes les estimations des coûts de la production doivent être distinctes et séparées de toutes autres étapes. (développement, etc.). N’utilisez que les estimations des coûts applicables et les postes budgétaires spécifiquement reliés à la production du projet pour lequel vous faites une demande. Donnez des détails, des notes et fournissez des ententes à l’appui des estimations de coûts. Ajoutez les postes budgétaires requis là où ils sont nécessaires.
  3. Dépenses de développement : Les frais de développement déjà encourus, de même que tout montant antérieur consacré au développement du projet, ne peuvent être ajoutés à tout poste budgétaire indiqué dans le budget-type. Les producteurs ne peuvent inclure dans leur budget aucun type de remboursement de coûts antérieurs de développement ni de remboursement à d’autres agences de financement.
  4. Plan de découvrabilité : Les coûts relatifs à la mise en œuvre d’un plan de découvrabilité seront inclus et identifiés de façon distincte dans le budget de production d’une série numérique de courte durée. Ces coûts peuvent également être inclus dans le budget du programme de développement de web-documentaires. Les coûts pour le développement d’un plan de découvrabilité ne sont acceptés que pour le programme de développement d’un ensemble de projets et le programme de développement de web-documentaires.
  5. Opérations entre parties apparentées : Tous les postes budgétaires et les montants payés aux parties apparentées au producteur, comme tout dirigeant, administrateur et leur famille immédiate doivent être détaillés et indiqués dans l’onglet approprié du  budget-type. Doivent également être déclarés tout achat ou location d’équipement, de fournitures, de matériel et toute acquisition d’immobilisations, directement ou indirectement payés par le producteur.
  6. Coûts canadiens : l’on s’attend à ce que la totalité des sommes représentant les coûts budgétaires soit dépensée au Canada et pour des Canadiens. Jusqu’à 25 % du budget peut être consacré à des dépenses non canadiennes, dans la mesure où le producteur peut démontrer la nécessité de telles dépenses. Le producteur devra alors remplir la Déclaration de coûts non canadiens figurant dans le budget en ce qui a trait à tout recours à une main-d’œuvre ou des produits non canadiens.
  7. Ventilation des coûts : En ce qui a trait au programme Développement d’un ensemble de projets, le producteur aura la possibilité de déterminer les coûts applicables à l’ensemble des projets (jusqu’à un maximum de trois), qui seront indiqués dans le tableau de ventilation des coûts. Les coûts de développement d’un plan de marketing ou de découvrabilité pour l’ensemble des projets, le recours aux services d’un consultant en création ou en distribution, les honoraires du producteur et les frais généraux de la société constituent des exemples de coûts pouvant être amortis sur l’ensemble des projets. Le producteur pourrait être appelé à justifier la ventilation d’un coût en particulier.
       
  8. Honoraires du producteur (GEN-24) : Les honoraires du producteur à verser à toute partie impliquée dans la production ou le développement du projet, le cas échéant, ne peuvent être supérieurs aux pourcentages du total des catégories A et B, tel qu’indiqué ci-après. Ces pourcentages maximum ne pourront en aucun cas être dépassés.

    Développement d’un ensemble de projets : 10 %
    Web-documentaires : 15 %
    Séries numériques de format court : 10 %

  9. Achat de droits : L’achat de droits comprend le coût des licences relatives aux œuvres protégées par des droits d’auteur ou aux droits de propriété intellectuelle utilisés dans la production
  10. Main-d’œuvre et personnel (Catégorie A) :  À l’exclusion des coûts versés à des sous-traitants (voir paragraphe 11) les coûts de main-d’œuvre (qui peuvent inclure les avantages sociaux et marginaux des employés salariés ou les identifier spécifiquement) payables aux employés ou aux pigistes doivent être les coûts réels estimés en nombre d’heures/jours/semaines. Les majorations corporatives, les frais d’administration ou les coûts d’équipement au prorata ne doivent pas être inclus dans le calcul du coût de la main-d’œuvre. En ce qui concerne le barème des taux, voyez le sommaire des frais et honoraires plafonnés, à la page 3 du présent document.
  11. Divulgation des noms du personnel (Catégorie A) : Le budget doit inclure, aux catégories prévues à cet effet, le nom de toutes les personnes et entreprises dont les services seront retenus pour le projet. Normalement, un producteur doit superviser tous les aspects de la production et ne peut jouer d’autres rôles dans la production. Toutefois, dans des projets à petit budget, le producteur peut accomplir d’autres tâches dans la production et leurs coûts peuvent alors être inscrits dans les catégories budgétaires appropriées. Dans ces cas, vous devez déposer un énoncé détaillé des motifs justifiant cette décision. Sachez que le bien-fondé et la durée des diverses  tâches accomplies par une même personne seront sujets à examen.
  12. Ententes, prix et ventilation des coûts de main-d’œuvre (Catégorie A) : Le Fonds Bell se réserve le droit de demander au producteur de remettre toutes les ententes conclues avec des consultants, des scénaristes ou des tierces parties chargés de vérifier les estimations des coûts prévus au budget. Ces ententes doivent comprendre une ventilation détaillée du coût de tous les services qui seront fournis. Dans le cas de montants importants, d’éléments particuliers ou de coûts non standards, on recommande fortement de fournir un devis, une évaluation de la valeur marchande du service en question ainsi qu’un énoncé des motifs de ce choix, afin de justifier l’estimation de ce coût.
  13. Artistes (Catégorie A, VID-09) : Veuillez fournir l’information détaillée sur les engagements des artistes en incluant les tarifs horaires, journaliers ou hebdomadaires, le nombre d’unités de travail prévu et le paiement des droits d’utilisation ou d’acquisition qui font partie du budget. Les contrats des artistes devront être fournis sur demande.
  14. Équipement et matériel (Catégorie B) : Les postes de travail informatique, l’équipement et le matériel servant à la production d’un projet doivent être évalués selon leur valeur marchande pour la période de leur utilisation. Le budget ne peut inclure que l’équipement et le matériel nécessaires au projet de production. Le budget doit refléter les coûts réels de location et indiquer la remise applicable (déposer le devis) ou le prix d’achat amorti (calcul de dépréciation sur 24 mois consécutifs). L’estimation du coût doit se faire au prorata pour la durée du projet. Les requérants devraient inclure les détails et les devis relatifs à tout le matériel qui servira à la production. Les estimations de coût de l’équipement et du matériel ne doivent comprendre ni majoration corporative ni frais d’administration. Les demandeurs devront fournir des justifications si les coûts de location dépassent ceux du marché.
  15. Logiciels (Catégorie B) : Le coût estimé des logiciels doit être amorti et  calculé au prorata pour la durée du projet (jusqu’à 50% de la valeur marchande ou selon un calcul de dépréciation sur 12 mois consécutifs, le plus bas des deux). Les détails et les devis relatifs à tous les logiciels doivent être inclus dans le budget. Exceptionnellement, on peut obtenir pour le projet et au prix du marché, les droits sur un logiciel propriétaire déjà développé. Dans ce cas, vous devez donner une explication détaillée des motifs justifiant ce choix.
  16. Dépenses du serveur et d’entretien du site (Catégorie D, GEN-22) : Les dépenses relatives au serveur et à l’entretien du site.  Il n’y a aucune limite officielle aux dépenses liées au temps qui sera consacré à l’exploitation et à l’entretien du site web ou du contenu interactif après son lancement, dans la mesure où ce temps est raisonnable et correspond au calendrier de prévu dans le plan de découvrabilité, de pré-lancement ou de promotion, s.il y a lieu.
  17. Pré-lancement, promotion, publicité (Catégorie D, GEN 23) : Le plan de marketing et de promotion de la phase de pré-lancement inclut les coûts relatifs au lancement prévu sur les plateformes numériques des télédiffuseurs, ou les dépenses encourues lors de la production (publiciste, photographe, dossier de presse, dossier de presse électronique, soumissions de candidatures pour des prix/récompenses, bande-annonce/clip vidéo, document de vente) n’étant pas incluses dans le plan de découvrabilité.

    Les coûts de marketing et de promotion ne doivent pas excéder 15 % du total des sections A + B du budget. Ce plafond ne doit pas être dépassé sous aucune circonstance et le budget approuvé est fixé pour les dépenses de marketing et de promotion. Autrement dit, le rapport de coût final vérifié doit confirmer que les postes approuvés au budget ont bel et bien été alloués aux dépenses de marketing et de promotion et qu’en aucun cas le producteur ne peut utiliser les sommes non dépensées pour d’autres postes ou encore, pour réduire des dépassements d’autres catégories.

  18. Administration de la production (Catégorie C) : Les prévisions de coûts en  dépenses de bureau, personnel administratif, matériel et fournitures doivent être en lien direct avec le projet et pour la durée de la production seulement. Expliquez le calcul de location de bureaux et des autres dépenses similaires qui représentent des dépenses additionnelles (tel que le loyer), mais qui ne sont pas couverts par les Frais d’administration (GEN25).
  19. Frais d’administration (GEN-25) : L’objet de cette catégorie budgétaire est de permettre à l’entreprise de faire face aux dépenses d’administration qui ne sont prévues dans aucun autre poste budgétaire du projet (par exemple : réceptionniste, coordonnateur interne de contrats). Le total des coûts de cette catégorie ne doit pas excéder 10 % du total des sections A + B du budget. Le Fonds Bell n’acceptera aucun dépassement dans cette catégorie.

    Développement d’un ensemble de projets : 10 % de A + B
    Web-documentaires : 15 % de A + B
    Séries numériques de format court : 10 % de A + B

  20. Imprévus (GEN-26) : Les imprévus ne doivent pas excéder 10 % du total des sections A + B du budget. Ce montant ne doit jamais être dépassé. Ils varient selon le projet, en fonction du risque inhérent à chacun.
  21. En ce qui a trait aux programmes de développement d’un ensemble de projets et de séries numériques de courte durée, si le projet comporte une composante destinée aux médias numériques, les coûts de production de ladite composante doivent être indiqués de façon distincte dans le budget.
  22. En ce qui a trait au programme de développement d’un ensemble de projets, le budget doit identifier clairement les coûts attribuables à chaque projet de façon distincte, pourvu que, le cas échéant, les coûts puissent être amortis dans l’ensemble des projets (p. ex., les honoraires du producteur ou le plan de découvrabilité de l’ensemble des projets). Le producteur pourrait avoir à justifier l’amortissement d’un coût en particulier. 

C.  Autres données financières à joindre à la demande

  1. Échéancier détaillé de la production : Le producteur doit déposer avec la demande un échéancier détaillé, qui peut être un graphique de Gantt ou un autre type de calendrier, ainsi qu’une vue d’ensemble de l’échéancier qui doit figurer sur la page frontispice du devis; cet échéancier doit mentionner les principales dates de fin d’étapes de production et celles des principaux livrables.

    Remarque : il existe plusieurs outils de gestion de projet pouvant aider le producteur à concevoir des échéanciers rigoureux correspondant aux budgets établis.

  2. Relevé des mouvements de trésorerie : Dans le cas où le producteur fait appel à du financement intérimaire, il doit déposer un relevé détaillé prévisionnel des mouvements de trésorerie comprenant le calcul des frais d’emprunt. Un producteur qui assume lui-même le financement intérimaire de la production ne peut se verser d’intérêts.
  3. Une garantie de bonne fin n’est pas exigée.

D.  Données financières et budgétaires exigées après l’approbation du projet.

Une fois le projet approuvé, le(s) demandeur(s) disposera (disposeront) d’une période de 90 jours afin de soumettre toute documentation ou clarification exigée avant la signature du contrat. Ladite documentation inclura notamment :

  1. Assurance tous risques et responsabilité civile : En ce qui a trait au programme de web-documentaires et à celui des séries numériques de courte durée, le producteur doit déposer un certificat d’assurance de la compagnie d’assurances précisant que le Fonds Bell est un « assuré additionnel» à l’égard de la police d’assurance tous risques et responsabilité civile qui couvre les extérieurs et les studios où les éléments de production numérique et de la télévision seront réalisés. La couverture minimum de l’assurance responsabilité civile doit être de 1 000 000 $, mais nous recommandons 2 000 000 $.
  2. Assurance Erreurs et omissions ou publication d’une exonération de responsabilité : En ce qui a trait au programme de web-documentaires et à celui des séries numériques de courte durée, le producteur doit contracter une assurance Erreurs et omissions, ou accepter de publier sur son site web une exonération de responsabilité de la part du Fonds Bell.

    Si le producteur choisit une assurance erreurs et omissions et que les coûts estimés de cette assurance sont inscrits au budget, le producteur doit déposer les pièces justifiant cette dépense et démontrant que l’assurance pourra bien être contractée.

    Le conseil d’administration pourrait, à sa seule discrétion, exiger une assurance Erreurs et omissions.

    La police devra ajouter le Fonds Bell en tant qu’assuré additionnel, le tout indiqué ainsi :

    « Le Fonds Bell, ses officiers, directeurs, agents et employés. La présente police ne sera pas annulée ou modifiée lors de la période de couverture tel qu’indiqué, d’une façon qui pourrait affecter le présent avenant ou la politique, sans une autorisation écrite préalable du Fonds Bell d’au moins trente (30) jours avant toute annulation ou modification.

    Si le producteur choisit de publier l’exonération de responsabilité du Fonds Bell, elle devra se lire comme suit :

    Le Fonds Bell n’est pas responsable de l’exactitude ou de la validité des allégations ou des déclarations qui se retrouvent dans les documents, le contenu, les produits ou les graphiques correspondants que contient ce site web. De plus, le Fonds Bell n’émet aucune opinion quant à la pertinence des informations que contiennent ces documents, ces contenus, ces produits et ces graphiques correspondants du site web pour quelque fin que ce soit. Ces renseignements ne sont assortis d’aucune assurance, quelle qu’elle soit. Le Fonds Bell n’est en aucun cas responsable des dommages-intérêts spéciaux, indirects ou consécutifs, découlant de l’utilisation ou de l’application de l’information fournie dans ce site web, ou qui y sont reliés.

E. Procédures d’examen du financement et du budget des demandes acceptées

  1. Les budgets de toutes les demandes acceptées sont analysés par le Fonds Bell, et les résultats de cette analyse peuvent modifier la contribution du Fonds Bell telle qu’établie par le Conseil du Fonds Bell. Si le budget est évalué à un montant moindre que le budget original, la contribution du Fonds Bell sera réduite proportionnellement. Dans ce cas, les deux possibilités suivantes s’offrent au producteur :
    1. Conserver le budget déposé et refinancer tout déficit causé par la réduction de la contribution du Fonds Bell; ou
    2. Réduire le budget conformément à l’évaluation interne du Fonds Bell et conclure des ententes avec les autres organismes et sources de financement.

    Le budget doit être réduit lorsque des catégories budgétaires précises excèdent les plafonds fixés par la présente politique.

  2. Après avoir contacté le producteur, un représentant du Fonds Bell revoit avec lui les éléments manquants, la liste des irrégularités et le cas échéant, les postes budgétaires révisés à la baisse. À la suite de l’évaluation du budget et du dépôt des éléments exigés, le Fonds Bell informe le producteur du montant de sa contribution.
  3. Le producteur dispose de 90 jours pour corriger les irrégularités, déposer les documents exigés et justifier les postes budgétaires contestés ou en établir le bien-fondé.
  4. En se fondant sur les documents reçus et sur la preuve exigée des coûts estimés, la contribution finale du Fonds Bell sera confirmée.
  5. Très souvent, d’autres organismes de financement tel le Fonds des médias du Canada, entreprennent un processus similaire d’évaluation des demandes. Le Fonds Bell et tous les autres organismes peuvent tenter de coordonner et d’harmoniser le montant de leurs contributions. Les producteurs sont avisés que les organismes de financement impliqués dans la demande peuvent discuter entre eux de certains aspects de leurs projets.
  6. À la remise en temps opportun des éléments exigés, des ententes et des documents révisés, un contrat de financement de production – volet numérique sera signé par le Fonds Bell.

F.  Présentation du rapport final de coûts (y compris la vérification ou la mission d’examen)

Lorsque votre production est terminée (et, en ce qui a trait au développement d’un ensemble de projets, la totalité des projets), et avant le versement final, le Fonds Bell demande que vous déposiez un ensemble de documents. La liste non exhaustive de ces documents comprend notamment un Rapport final de projet, un Rapport de plateforme intérimaire et un Rapport de plateforme final, un Rapport final de coûts, un Rapport de vérification ou de mission d’examen, une Structure financière finale et la Fiche de rapport final du radiodiffuseur. Pour plus de détails sur le rapport final et toute exigence supplémentaire, relisez la dernière page de l’Annexe A de votre contrat de financement de production.

  1. Le principe directeur de la vérification des coûts finaux et du financement final des projets a pour objectif de garantir que la contribution du Fonds Bell est utilisée de façon appropriée et raisonnable, dans le respect des normes de l’industrie, de rembourser les coûts réels engagés dans une production en particulier, et de faire en sorte que ces fonds ne soient pas utilisés de façon à alimenter les profits du producteur ni qu’ils servent à rembourser à l’entreprise de production ou à toute autre partie des dépenses non reliées au projet. Les rapports de coûts et les vérifications doivent refléter les coûts réels et tous les coûts dépassant le budget qui auraient été payés par du financement additionnel ou par les propres ressources du producteur.
    • Projets de production à budget de moins de 249 999 $ : le producteur doit fournir un rapport de coûts sur lequel il devra apposer sa signature et celle d’un commissaire assermenté.
    • Projets de production à budget de 250 000 $ à 499 99 $ : Le producteur doit déposer un état détaillé des coûts de la production accompagné d’un rapport de mission d’examen des coûts de la production et de la structure de financement préparé par un expert-comptable indépendant.  Ce rapport doit être conforme aux principes comptables généralement reconnus au Canada (PCGR), publiés dans le Manuel de l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA)
    • Projets de production à budget de 500 000 $ et plus : Le producteur doit déposer un état détaillé des coûts de la production accompagné d’un rapport vérifié des coûts de la production et de la structure de financement préparé par un expert-comptable indépendant. Ce rapport doit être conforme aux principes comptables généralement reconnus au Canada (PCGR), publiés dans le Manuel de l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA)
  2. Malgré les critères mentionnés ci-dessus, le Fonds Bell peut exiger qu’une vérification fasse partie de son contrat avec le producteur, et ce, à l’égard de tout projet.

    Tous les autres principes directeurs ou exigences ayant trait à la vérification finale, à la mission d’examen et aux rapports de coûts finaux doivent être conformes aux principes directeurs de vérification du Fonds Bell (www.fondsbell.ca).

  3. Les producteurs doivent tenir des livres comptables, des comptes et des dossiers distincts. Les producteurs peuvent avoir des comptes de banque séparés, mais ce n’est pas une obligation.
  4. Toutes les procédures de tenue de livres et de comptabilité doivent respecter les PCGR (principes comptables généralement reconnus) énoncés dans le Manuel de l’ICCA (Institut Canadien des Comptables Agréés).
  5. La présentation du rapport de coûts final et les procédures de vérification doivent être conformes au budget et à la structure financière approuvée par le Fonds Bell ainsi qu’aux directives aux vérificateurs.
  6. Les chiffres indiqués dans le rapport de coûts final doivent être identiques à ceux approuvés dans le budget pour les postes suivants: honoraires du producteur, frais d’administration ou de tout poste budgétaire plafonné selon les principes directeurs et les politiques du Fonds Bell, ou qui sont considérés comme des postes fixes dans le contrat de financement de production entre le producteur et le Fonds Bell.
  7. Le rapport de coûts final doit refléter les sommes réellement versées aux employés, pigistes et fournisseurs et les feuilles de temps peuvent être exigées par le Fonds Bell.
  8. Les documents à produire en ce qui a trait à la vérification ou à la mission d’examen doivent comporter un sommaire de toutes les opérations entre apparentés, de même que tous les paiements faits au producteur, aux sous-traitants et/ou à des parties apparentées.
  9. Clauses d’inexécution ou Cas de défaut: Toute partie qui ne respecte pas les exigences relatives à la comptabilisation, à la tenue de livres ou à la présentation, ou qui, au cours d’une vérification ou d’une mission d’examen se trouve en contravention des politiques et des principes directeurs en matière d’établissement ou d’attribution des coûts, sera déclarée en défaut et pourra ne plus recevoir de contributions du Fonds Bell, jusqu’à ce que la contravention soit corrigée à la satisfaction du Fonds.
  10. Le producteur doit fournir sans délai l’information additionnelle ou le détail des comptes de dépenses que le Fonds Bell peut réclamer lors de son examen du coût final de la production
  11. Le Fonds Bell peut modifier sa contribution finale à un projet en se fondant sur les résultats de la vérification ou de la mission d’examen.
  12. Le dépôt des livrables finaux doit avoir lieu au plus tard douze mois après le lancement du projet ou la fin de sa phase de développement, en ce qui a trait au développement d’un ensemble de projets.

G. Guides pratiques relatifs aux vérifications ponctuelles menées par le Fonds Bell

  1. Le Fonds Bell se réserve le droit d’effectuer sa propre vérification des dépenses de production. Les producteurs sont tenus de fournir au Fonds Bell tous les documents et les dossiers nécessaires en temps opportun si une telle vérification est demandée.
  2. Ces vérifications ponctuelles visent à garantir le respect par les producteurs des politiques du Fonds Bell en matière de comptabilisation et d’attribution des coûts.
  3. Les frais relatifs à une vérification ponctuelle sont assumés par le Fonds Bell.
  4. Les producteurs sont tenus de fournir un ensemble distinct de livres et de dossiers relatifs au financement et à toutes les dépenses liées au projet, et ce, dans un délai raisonnable à compter de la demande du Fonds à cet effet.
  5. Le but d’une vérification ponctuelle est de valider les coûts de production réels soumis par le producteur et d’examiner toutes les opérations entre parties apparentées. Une vérification ponctuelle peut cependant porter sur l’examen de toutes les dépenses et du financement d’une production.
  6. Clause d’inexécution ou Cas de défaut : Les personnes jugées en contravention des politiques du Fonds Bell en matière de comptabilisation sont tenues de remédier aux irrégularités dans un délai précis. Si aucune mesure de correction n’est prise, la contribution du Fonds Bell peut être retirée ou réduite. En outre, le producteur peut être déclaré en défaut et  peut devenir inadmissible à recevoir du Fonds des contributions pour d’autres projets, et ce, jusqu’à ce que l’irrégularité soit corrigée à la satisfaction du Fonds Bell.

H.  Remboursement du financement du Fonds Bell

  1. Les programmes de web-documentaires et de séries numériques de courte durée consistent en des subventions non remboursables.
  2. En ce qui a trait au programme de développement d’un ensemble de projets, le financement est remboursable à partir du financement d’un projet applicable parmi l’ensemble de projets, au cas par cas. Le processus de remboursement s’amorce le premier jour de production de la première composante d’un projet multiplateforme. Si un projet n’a pas obtenu de financement pour sa production, le montant de financement octroyé pour ledit projet dans le cadre du programme de développement d’un ensemble de projets ne sera pas remboursable. Les coûts amortis contenus dans le budget du programme de développement d’un ensemble de projets seront répartis au prorata de l’ensemble des projets (p. ex., dans le cas de trois projets, chacun se verra attribuer le tiers des coûts amortis).